第一章 总则
第一条 组织性质
中国科学院大学工程科学学院学生会是在学院党组织领导下，学生自我管理、自我服务、自我教育、健康向上的学生群众性组织。学生会在国家宪法、法律、法规和校纪、校规规定内独立开展工作，它代表并服务于同学，是联系学生与学院的桥梁与纽带，是工程科学学院开展各项学生活动的直接组织者和实施者。
第二条 组织宗旨
第二章 会员的权利与义务
第三条 会员的权利
1.会员对学生会工作有建议、批评、咨询和监督的权利；
2.会员有选举权、被选举权；
3.会员有参加学生会组织的各项活动，并使用学生会相关设备的权利；
4.会员有向学生会或通过学生会向学院领导及有关部门反映会员问题及提出建议的权利；
第四条 会员的义务
1.会员有遵守国家法律、法规，遵守校纪校规，遵守本会章程，执行本会决议，服从本会领导的义务；
2.会员有参与学生会相关会议、积极参加学生会组织的各项活动的义务；
3.会员有维护本会利益和名誉，为本会服务的义务。
第三章 学生会机构及其职能
第五条 机构设置
1.中国科学院大学工程科学学院学生会下设主席团、办公室、学术部、宣传部、体育部、生活部、文艺部；
2.主席团设正主席一名，副主席三名，分别管理各个部门；各部设部长一名、副部长一名。
第六条 主席团职能
1.学生会主席团是学生会的日常工作机构，实行主席团负责制，负责学生会全局事务；
2.学生会主席主持学生会的日常工作，负责指导、协调和监督各职能部门的工作，掌握学生会干部的思想和工作情况，做好学生会工作的交流；
3.学生会副主席协助主席工作，分管各部，负责分管部门工作的监督、落实，以及部门的高效运转。主席不在职期间，需指定一名副主席主持工作；
4.考核各职能部门常规工作和交办工作的完成情况。
第七条 办公室职能
1.负责及时向各部处传达主席团的有关工作部署，及时向主席团汇报各部处有关工作情况；
2.负责处理学生会的日常事务并负责各项会议的记录工作，协助主席团健全学生会各项规章制度、起草学生会有关文件；
3.负责学生会相关档案文件的管理工作，留存每一次活动的过程记录，并负责各项活动用品的采购和管理；
4.负责学生会日常财务工作。
第八条 学术部职能
1.负责组织和参与各类学术交流活动，活跃第二课堂，拓宽同学们的知识面；
2.负责向同学们宣传各类科技人文讲座，推送优秀学术文章；
3.积极配合其他学校组织开展学科交流，邀请优秀学生进行经验交流。
第九条 生活部职能
1.负责组织开展各类活动，丰富同学们的课余文化生活，推进校园文化建设；
2.提高同学们的寝室卫生水平与用电安全意识；
3.收集整理同学们的生活反馈，以实际行动维护同学们的生活权益。
第十条 体育部职能
1.负责组织开展各类体育活动，增强同学们的强身健体意识，推动我院各项体育事业的发展；
2.积极配合校学生会开展的各项体育活动；
3.负责发掘院内体育人才，组建各类体育比赛的院级队伍，并负责队内建设与训练。
第十一条 文艺部职能
1.负责组织开展各类文艺性活动，提高同学们的文艺素养，推进校园文化建设；
2.积极配合校级各类大型文艺活动，如“一二九大合唱”、“五月的鲜花”文艺汇演等；
3.负责组织学生会内部各类晚会性质活动；
4.负责组织文娱骨干培训活动，推进文艺普及工作；
5.负责加强与文艺类社团的沟通及合作；
6.负责发掘院内文艺特长人才，为大型文艺活动及对外文艺交流做储备。
第十二条 宣传部职能
1.负责学院各项活动的线上与线下宣传工作，并负责活动新闻工作；
2.负责学院微信公众号的更新与维护工作；
3.负责活动宣传海报、横幅、宣传单的设计与印制工作；
4.积极联系主流媒体，宣传学院的各项活动，为学院树立良好的形象。
第四章 规章制度
第十三条 人事制度
1.为保证学生会候选人员质量，在推荐的基础上再依据自愿的原则引导优秀学生参加学生会的竞选；
2.每位候选人需提交竞选报名表，并在学生代表大会发表竞选演讲；
3.由学生主管及相关老师、上届学生会代表等组成选举领导小组，对候选人进行考察，任职；
4.候选人需要具有以下条件：
（1）思想政治进步，品德高尚，无违法违纪行为；
（2）服从学校安排，一切从大局出发，具有认真负责的工作态度和较高的工作热；
（3）具有较强的工作能力和创新意识，能够独立开展学生工作，具有学生干部工作经验；
（4）具有较好的群众基础和较高的威信。
5.选举领导小组根据竞选情况（就职演讲和得票情况）确定新一届学生会干部名单，并公示三天。公示期间师生可以提出异议，经查确有问题的，不予任用。
6.学生会成员试用期为三个月，对于试用期间有违规违纪行为的，予以辞退。
7.学生会成员调动需经过主席团商议通后，上报学院团委，团委同意后，上报党委批准。
第十四条 财务制度
1.学生会因工作可能产生的经费，必须向主席团提前申请，批准后方可执行；
2.所报销费用必须属实，并且必须依照报销清单的要求准备报销材料，包括活动策划书、活动总结、活动报账单、工学院日常报销网银流水单以及按规定开出的发票，同时需活动部门提供相关活动的资料；
3.报销的材料应由办公室核实后，方可进行报销。
第十五条 文件资料与物资管理制度
1.学生会各部门举办活动须将相关电子材料备份，包括活动策划、活动总结、活动照片等资料及时上交至办公室存档。
2.办公室应该及时收取并更新学生会各项档案，包括人事档案、工作档案、物资清单、会议档案、出版物档案并存放于学生办公室（电子版存放于网盘）；整理资料时按照档案的生成年份及文件类别进行分类整理，合理放置，使所有文件系统化，以方便借阅及管理。
第十六条 例会与请假制度
1.例会定期召开，学生会主席团及各部门部长、部员均须参加。会议目的为总结工作经验教训，合理规划工作安排，增进学生会各部门间相互交流；
2.无特殊情况，不得取消例会；有特殊情况，可召开临时会议（由办公室成员提前通知与会人员）；
3.会议纪律：不得迟到、早退。不能参加会议的，须向主席团请假，不得无故缺席；
4.会议中要严肃认真，不得随意讲话，及时反映工作各方面的实际问题，做好相关记录，并且要按时完成会议要求的各项议程。如有个人意见和建议者，可形成提案，例会前交至办公室，会上或会后进行讨论；
5.学生会办公室需做好会议记录，学生会其他各部门需认真做好部门会议记录并及时总结。
第五章 违纪责任
第十七条 以下行为属于违纪行为：
第十八条 对违纪行为的处理
由学生主管对学生会主要责任者进行批评教育；情节严重者，取消一切评优资格，开除学生会会籍并上报学校依据《中国科学院大学学生管理规定》给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任；
工程科学学院学生会文件资料与物资管理办法
第一条 文件资料的收集与整理
1.电子资料的提交
活动过程中，活动负责部门需注意活动电子资料的备份保存，活动电子资料包括：活动策划书、活动总结书、活动照片与视频、活动请假人员名单、活动报账清单、纸质增值税发票照片等。在活动报账时一并交至办公室，由办公室整理并上传至网盘；此外，办公室还负责人事档案、工作档案、物资清单、例会会议记录的整理与上传。
2.纸质资料的整理与保存
办公室需分类将纸质资料妥善保管，纸质资料包括：会议签到表、活动策划书、活动总结书、物资借用申请表等。
网盘文件夹共分为5个层次，第一级文件夹由两个文件夹组成，分别为学生会活动、班级活动。
学生会文件夹下的第二级文件夹由学生会各部门文件夹组成，包括主席团、办公室、宣传部、文艺部、体育部、学术部、生活部等文件夹组成；学生会各部门文件夹下的第三级文件夹按时间划分，如办公室_2017年秋季学期；其下的第四级文件夹由对应部门的各活动文件夹划分，如办公室_学生会会议记录，办公室_联谊活动等文件夹组成；部门中各活动文件夹下的第五级文件夹由活动资料（包括活动策划、活动总结、纸质发票照片等内容），活动照片文件夹、活动视频文件夹组成。
班级活动文件夹下的第二级文件夹由工程科学学院各班班级文件夹组成，包括9001,9002,9003,9004,9005,9006。各班班级文件夹下的第三级文件夹按时间划分，如9001_2017年秋季学期；其下的第四级文件夹由班级活动文件夹划分，如9001_班级会议，9001_集体户外活动等文件夹组成；其下的第五级文件夹由活动资料（包括活动策划、发票、请假条、签到表等内容），活动照片文件夹、活动视频文件夹组成。
第二条 物资的统计与日常管理
学生会活动物资由办公室负责统计与保管，并负责物资的日常借用。办公室需对学生会物资进行分类与登记，填写《工程科学学院学生会物资清单》（见附录1）并定期检查与更新。
第三条 物资的借用
1.借用表的填写
各活动负责人至学院办公室进行《工程科学学院学生会物资借用申请表》（见附录2，以下称“申请表”）的填写。请注意二联信息的一致，并保证信息填写的正确性。申请表的两联，第一联由办公室保存作为物资统计的案底，回执单由申请人自行保存，作为借用物资的凭证。
2.申请表的提交
申请表填好之后，由申请人交与学生主管。学生主管核实申请表信息无误后签字确认并盖章。申请人需将第一联与有效证件（贵重物品需抵押若干押金）交由办公室工作人员保管。
3.物资的取用
申请人在物资使用之前凭申请表第一联，在办公室工作人员的陪同下至物资室领取物资。物资在借出后由申请人负责保管。
4.物资的归还
物资使用结束之后，申请人须按时归还使用物资，并保证物资的完好及数量的正确。归还物资时，申请人须在办公室工作人员的陪同下归还物资。办公室工作人员清点物资数量并检查物资是否出现损坏情况。确定无误之后，办公室工作人员将回收申请表回执单并返还证件及押金。
第四条 物资借用注意事项
1.借用物资须按时归还，如有不按要求使用或无故逾期不还者，以后将不予借用；情节过分恶劣者将不予归还押金；严重违反本规定者将不予提供物资借用服务；
2.借用物品时办公室工作人员必须在场，不得私自将物品带走；
3.请申请人妥善保存申请表回执单，防止丢失后带来不必要的麻烦。
第五条 附则
本办法的最终解释权归工程科学学院学生会所有。
附录1：
工程科学学院学生会物资清单
物品类别：
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物品名称 |
数量 |
单价 |
登记日期 |
登记人 |
备注 |
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附录2：
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工程科学学院学生会活动物资申请表 |
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活动名称 |
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主办部门 |
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申请人及联系方式 |
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借用时间 |
_____年____月 ___日 ______ |
归还时间 |
_____年____月 ___日 ______ |
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是否抵押证件 |
□是 □否 |
是否抵押押金 |
□是 金额：_____ □否 |
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借用物资明细 |
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办公室工作人员签字:(盖章)
年 月 日 |
学生主管签字:(盖章)
年 月 日 |
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工程科学学院学生会办公室制 |
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工程科学学院学生会活动物资申请表回执单 |
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活动名称 |
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主办部门 |
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联系人 |
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联系方式 |
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借用时间 |
_____年____月 ___日 ______ |
归还时间 |
_____年____月 ___日 ______ |
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活动申报流程及财务管理办法
第一条 活动申报须知
学生会各部门举行任何活动前都应遵循活动申报流程进行活动申请，并按照工学院学生会工作手册要求向学生主管、主席团及办公室提供各种材料及文件，经过学生主管、主席团批准后方可举办活动。
第二条 活动申报流程
1.首先应经例会讨论初步确定活动举办形式，活动负责部门以及活动负责人；
2.学生会各部门举行活动前期，应由该活动负责人拟订活动策划书和活动用品及经费预算，并在例会的规定时间前将策划书以及活动用品预算交与主席团和学生主管进行审订；
3.审订完成后活动负责人需根据学生主管及主席团的审订意见对活动策划书进行修改，并于规定时间内完善活动策划书。
第三条 活动报账流程
1.报账时活动负责人需将活动材料的电子版及纸质版一并交于办公室处，活动资料不可缺少，否则不予报账。其中活动报账清单需由活动负责人签字，同时在活动报账清单中填写报账银行卡号（报账费用将直接转入此银行卡中）。活动材料包括：活动策划书、活动总结书、活动报账详单（见附录1）、工学院日常报销网银流水单（见附录2）、纸质发票、活动资料（活动照片、视频、请假名单等）。其中活动策划书、活动总结书、活动报账清单需出具纸质版和电子版，活动资料仅需出具电子版；
2.办公室主任进行审阅，清点核对发票金额、数目和报账金额，报账金额和发票金额需完全一致；
3.确认无误后需办公室负责人在活动报账清单上进行签字并交与学生主管，学生主管审阅通过后即可完成报账；
4.办公室需将每次活动报账收集的活动材料整理上传至网盘进行保存备份。
第四条 活动报账注意事项
1.购买活动所需物资时请活动负责部门先行垫付，并应开具发票，活动结束后由活动负责人对发票进行整理并统一报销。发票需开具纸质版增值税发票，发票抬头及纳税人编号等请严格按照附录3进行填写。
2.活动进行时，活动负责部门需注意活动资料保存，活动资料包括：活动照片、视频、活动请假人员名单等。
3.活动结束后，活动负责人需在一周内完成活动总结书，并将活动报账材料准备完全，于活动结束后一周内进行活动报账。
4、如有涉及奖品发放时，需领奖人填写奖品发放详单并签字。奖品发放详单附于活动报账详单，报账时一并上交。
第五条 发票要求
1、有效票据类型：可用于报销的发票应为纸质增值税普通发票，手撕发票、机打发票、电子发票均不在可报账范围之内。
2、发票抬头必须为“中国科学院大学”，购买物品必须要求开票人填写写清物品名称、数量、单价、开票人姓名、日期等内容；票据正面不得涂改。
3、前一年的票据需在第二年开学两周内进行报账。
第六条 报销范围
笔、笔记本、书籍、纸张、文件夹、横幅、颜料、球类、照片冲洗、打印、复印、水、电池、鲜花、场地器材租赁等学生活动正常花销均可报销，但在票据上不能笼统的仅写“文具、办公用品、宣传用品、文体用品”等，否则不予报账。
附录1：
工程科学学院活动报账详单
本次活动费用清单如附录（1）所示；奖品发放与领取明细如附录（2）所示。
活动名称：
主办单位：中国科学院大学工程科学学院
承办单位：中国科学院大学工程科学学院学生会
费用账号：银行卡号-姓名
费用总额：xxx元
经 办 人：
学生会 审 核：
主管老师审核：
附录（1）：
费用清单
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序号 |
项目 |
单价（元） |
数量 |
金额（元） |
|
发票1 |
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|
1.1 |
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1.2 |
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1.3 |
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1.4 |
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合 计 1 |
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发票2 |
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2.1 |
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2.2 |
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2.3 |
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合 计 2 |
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发票3 |
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3.1 |
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3.2 |
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合 计 3 |
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附录（2）：
奖品发放领取明细
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序号 |
项目 |
实物 |
领奖人 |
确认签字 |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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|
6 |
|
|
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|
7 |
|
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|
8 |
|
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|
|
9 |
|
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|
10 |
|
|
|
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|
11 |
|
|
|
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|
12 |
|
|
|
|
|
13 |
|
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|
|
14 |
|
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|
15 |
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|
|
|
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附录2： 日常报销网银流水单 |
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日期: |
部门：工程科学学院 |
经办人： |
联系方式: |
提交业务数量：1 份 |
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序号 |
建行卡号 |
账号姓名 |
金额 |
用途 |
|
1 |
|
|
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|
2 |
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|
|
|
|
3 |
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|
4 |
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5 |
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附录3：
名称：中国科学院大学
纳税人识别号：12100000400000579C
地址、电话：北京市石景山区玉泉路19号（甲）010-88256213
开户行及账号：建行北京东方广场支行 11001059200053002790
例会制度与请假制度
第一条 会议目的
为更好的开展学生工作，方便学生会各部门间相互交流，为了方便学生会日常工作安排，现实行学生会例行会议制度。
第二条 会议安排
会议由主席主持，主席不能出席时，由副主席主持。会议时间、地点、内容由主席团自行决定，会议内容建议应包括：各部门总结本阶段工作、落实下阶段工作重点、讨论学生会重大事务并作出决定、听取各成员的反馈信息等。
第三条 与会人员注意事项
1.办公室成员做好会议通知和考勤工作，参会人员须在会前10分钟到达会场签到。会议签到表见附录1；
2.会议进行中要保持良好的秩序，认真记录，不得做与会议内容无关的事情；
3.缺席人员，须及时向参会者了解会议内容，若因不知情而造成工作失误者，须自己承担责任；
4.办公室需对会议进行详细记录，每次会议结束后一天内将会议记录上传至学生会工作群。
第四条 会议请假制度
1.因特别情况不能参加会议，必须事先向办公室负责人请假，由办公室审批，未得到批准缺席视为缺旷。会议进行中或会后请假均视为无效。
2.与会人员连续请假不得超过2次。若一学期请假超过4次或旷会2次，则取消评优资格。
第五条 一二九合唱、五月鲜花活动请假制度
1.举办活动时，活动参与人员因故不能到场，需向学生主管请假。
2.请假需在学生主管处填写请假条，学生主管批准签字后方可生效。然后请假人需将请假条交与活动负责人处。
3.活动负责人需对请假条进行保存，对请假人员进行记录，详细填写请假人员名单。请假人员名单见附录2。
附录1：
工学院第 次学生会例会签到表
|
部门 |
职务 |
姓名 |
签名 |
|
主席团 |
主席 |
|
|
|
副主席 |
|
|
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办公室 |
主任 |
|
|
|
副主任 |
|
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学术部 |
部长 |
|
|
|
副部长 |
|
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体育部 |
部长 |
|
|
|
副部长 |
|
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生活部 |
部长 |
|
|
|
副部长 |
|
|
|
|
宣传部 |
部长 |
|
|
|
副部长 |
|
|
|
|
文艺部 |
部长 |
|
|
|
副部长 |
|
|
年 月 日
附录2：
工学院 活动请假人员名单
|
姓名 |
职位 |
请假事由 |
请假时间 |
活动负责人 |
|
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